Certification Qualiopi : critères, audits et étapes clés

Dans la première partie, nous avons expliqué en quoi consiste la démarche de certification Qualiopi et quels sont les acteurs concernés.

Nous nous concentrerons à présent sur les attendus de la certification et le déroulement de la démarche du point de vue des organismes de formation.

Pour les organismes de formation, les avantages de la démarche de certification Qualiopi sont évidents :

●       Accès aux financements publics et mutualisés : la certification est obligatoire pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés (opérateurs de compétences finançant les formations, France Travail (ex- Pôle emploi), Compte personnel de formation, etc.).

●       Renforcement de la crédibilité : Qualiopi est un gage de sérieux et de qualité qui rassure les bénéficiaires et les partenaires financiers.

●       Amélioration continue : la démarche Qualiopi incite les organismes de formation à adopter une culture de l'amélioration continue, bénéfique sur le long terme.

La certification Qualiopi remplace les 21 critères de qualité Datadock par un référentiel national unique. Ce référentiel comporte un total de 32 indicateurs regroupés dans 7 critères. Ces critères permettent d'évaluer la capacité des organismes à dispenser des formations de qualité, répondant aux attentes des apprenants et des financeurs.

1. Information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus : ce critère vise à garantir une information claire et transparente pour les bénéficiaires potentiels.
2. Identification des objectifs des prestations et adaptation aux publics bénéficiaires : il s'agit d'assurer que les prestations proposées répondent effectivement aux besoins identifiés des apprenants.
3. Adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation aux publics bénéficiaires : ce critère concerne l'ajustement des prestations pour s'adapter aux spécificités des apprenants.
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre : les moyens employés doivent être en phase avec les objectifs et les contenus de la formation.
5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations : les formateurs et personnels doivent disposer des compétences nécessaires et être régulièrement formés.
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel : les organismes doivent montrer leur engagement dans leur domaine professionnel et être à l'écoute des évolutions du secteur.
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées : les retours des apprenants et autres parties prenantes (entreprises, financeurs) doivent être pris en compte pour améliorer continuellement la qualité des formations.

Le détail des exigences de chacun des 32 indicateurs et leur applicabilité selon le type d’organisme de formation font l’objet d’un document appelé “guide de lecture”, élaboré et régulièrement actualisé par le Ministère du Travail. Lors de la publication de cet article, la version en vigueur est la V9 du 8 janvier 2024.

Le cycle de certification se déroule par périodes de trois ans, comportant plusieurs audits afin de vérifier le maintien de la conformité aux critères. Il se découpe selon les étapes suivantes :

1. Préparation : l’organisme de certification doit d'abord s'auto-évaluer et mettre en place les processus nécessaires pour répondre aux critères du référentiel Qualiopi.
2. Demande de certification : l’organisme de formation choisit un organisme certificateur autorisé par le COFRAC (cf. liste publiée par le Ministère du Travail) et signe un contrat avec lui.
3. Pré-diagnostic (étape facultative) : l’organisme certificateur peut proposer une visite d’évaluation “à blanc” (en présentiel ou en distanciel) afin de rappeler les exigences et de faire un état des lieux des processus mis en oeuvre.
4. Audit initial : un ou plusieurs auditeur(s) mandaté(s) par l’organisme certificateur effectue(nt) une évaluation sur site pour vérifier la conformité des pratiques.
5. Transmission du rapport d’audit : à l'issue de l'audit, un rapport est rédigé. En cas de non-conformités, l'organisme doit mettre en place les actions correctives dans un délai variant de 3 à 6 mois selon le type et le nombre de non-conformités.
6. Obtention de la certification : si l’audit est concluant, la certification est délivrée pour une durée de trois ans.
7. Audit de surveillance : un audit intermédiaire est réalisé (sur site ou à distance) pour s'assurer de la continuité des bonnes pratiques, environ 18 mois après l’audit initial.
8. Audit de renouvellement : au cours de la 3ème année, et avant l’expiration de la certification, une nouvelle évaluation est réalisée par l’organisme certificateur.

La certification Qualiopi représente une véritable opportunité pour les organismes de formation de démontrer leur engagement envers la qualité et de se distinguer sur un marché de plus en plus compétitif. Pour les apprenants, elle est un gage de confiance et de sécurité quant à la qualité des formations suivies. Qualiopi est ainsi un levier de professionnalisation et de développement pour l'ensemble de l'écosystème de la formation en France.